Todos estamos de acuerdo en que nunca antes, hemos estado tan informados y conectados con las marcas, como hasta ahora. La aparición de las redes sociales y el internet de las cosas han multiplicado los canales por los que interactuamos con las organizaciones; y eso significa que también contamos con más elementos para formar nuestras percepciones. Por eso, la figura de un buen portavoz es clave para las empresas.
El portavoz es el reflejo y el rostro visible de una compañía. Es la persona que tiene la responsabilidad de transmitir los valores corporativos a través de sus palabras, sus actos y su apariencia personal. En definitiva: su imagen.
No resulta una tarea sencilla. Pero las consecuencias de un buen desempeño suponen una mayor visibilidad de la organización en los medios y una reputación favorable, por no hablar de una imagen mucho más humana que, además, facilita una conexión con los públicos. La pregunta que entonces nos hacemos es la siguiente:
¿Cómo ser un buen portavoz ?
Hay 10 principios fundamentales con los que se debe contar.
Vamos a revisarlos uno a uno:
1. Preparación
La labor de investigación es el primer paso para desempeñar una portavocía exitosa. Esta característica implica que estemos al día de lo que sucede dentro y fuera de la compañía para comunicar adecuadamente y sin improvisaciones los mensajes que nos interesan, especialmente cuando se trata de una situación de crisis.
Con la información adecuada es posible prever todos los escenarios que podría afrontar la organización bajo cualquier circunstancia.
Esta anticipación nos permitirá preparar los mensajes y proporcionarles un contexto que nos ayude a establecer puntos comunes con nuestros públicos. Por ejemplo, no se puede afrontar de la misma forma una entrevista en un periódico económico que una rueda de prensa para presentar un nuevo producto, o una comparecencia para responder a acusaciones de la opinión pública.
La preparación nos asegura el control sobre nuestras emociones, además de la difusión de los mensajes estratégicos y lo más importante: cero improvisación.
2. Claridad
Un mensaje efectivo siempre es simple y muy claro ¿La razón? Son más fáciles de comprender. Esto es importante porque en muchas ocasiones ni siquiera tendremos el tiempo necesario para trasmitir todo lo que deseamos. Otra cosa que debe tenerse en cuenta es el lenguaje, siempre correcto y preciso, pero no demasiado técnico, a menos que busquemos llegar a un público muy especializado.
3. Empatía
Para poder conectar con los públicos es necesario que el portavoz se muestre cercano, respetuoso, natural y, sobre todo, comprensivo. Es importante que sepa escuchar e identificar las necesidades de los medios de comunicación, la opinión pública, los empleados… De esta forma, podremos encontrar puntos comunes que nos permitan establecer vínculos al mismo tiempo que ponemos en valor nuestros servicios, filosofía corporativa o iniciativas responsables.
4. Comunicación no verbal
Todo en nosotros comunica, hasta el más mínimo detalle. Por eso, el éxito de un discurso también depende de cómo utilicemos la comunicación no verbal: la postura, los gestos o el movimiento de las manos.
Nuestro cuerpo tiene que proyectar respeto y una actitud positiva hacia nuestro interlocutor y hacia el tema que se esté abordando, siempre en sintonía con el mensaje que queremos transmitir.
Os facilito un par de pautas básicas que debe tener en cuenta todo buen portavoz:
- Las manos: deben acompañar el mensaje con movimientos naturales. Por el contrario, colocar las manos detrás de la espalda, cruzarlas o meterlas en los bolsillos puede indicar nerviosismo, rechazo o desinterés.
- El rostro: debemos tener la expresión bajo control en todo momento para ratificar la firmeza del mensaje y evitar cualquier percepción de preocupación o inseguridad.
También hay otros elementos en juego e igual de importantes para hacer llegar nuestro mensaje: volumen de nuestra voz, la entonación que usamos, la velocidad con la que hablamos, los silencios… La combinación de todos estos componentes facilitará que el público comprenda nuestro planteamiento y, al mismo tiempo, forme o refuerce una percepción de nosotros y de la marca a la que representamos.
5. Buenas relaciones con los medios
Los medios de comunicación son el canal más valioso para que el portavoz haga llegar su mensaje a la opinión pública. Los periodistas, a su vez, necesitan de una figura que represente a la organización e informe sobre cualquier hecho relevante.
Este “marco de colaboración” exige una actitud positiva y facilitadora, lo que se traduce en la construcción de sólidas relaciones con los medios de comunicación y disponibilidad absoluta para atender cualquier consulta que haga falta.
Para lograr esta labor, se recomienda mantener un diálogo fluido y permanente con los periodistas que cubren la fuente. Además, resulta de gran utilidad contar con información actualizada sobre la compañía y su portafolio de productos y servicios, para proporcionar al periodista cuando sea necesario.
6. Otra vez, preparación
No hay que confundir las buenas relaciones entre los periodistas y el portavoz con la omisión de reglas como la falta de preparación. Conceder una entrevista sin ningún tipo de organización previa nunca es una opción. Lo que conviene es anticiparnos a un encuentro ya planificado con la prensa y construir mensajes cortos, pero contundentes, que nos ayuden a proyectar nuestra imagen.
Por ejemplo, sabemos cuáles son los titulares que querríamos ver reflejados en los medios de comunicación. Depende de nosotros transmitir las ideas de forma clara y atractiva. También se pueden preparar y ensayar respuestas a preguntas, sobre todo aquellas que pueden ser maliciosas o espinosas para la compañía.
7. Dimensión Interna
No hay que perder de vista a los públicos internos de la organización: los empleados. Ellos demandan una comunicación transparente, continua y bidireccional en la que se fomente una escucha activa y una respuesta a corto plazo.
8. Dimensión social
La figura del portavoz tiene que ser mucho más que un emisor de mensajes corporativos. La constante interacción que existe hoy entre los usuarios de las marcas exige que los portavoces dominen todos los canales de comunicación para acceder a la información y estar presente en el debate público cuando haga falta. Evidentemente, esto conlleva también una importante gestión de marca personal y profesional.
9. Storytelling
Los portavoces cuentan con un sinfín de recursos -como metáforas, comparaciones y ejemplos-, a la hora de hacer llegar sus mensajes. Una de las fórmulas más recomendadas, sin embargo, es contar historias.
Construir una narrativa atractiva, coherente y sin divagaciones nos servirá para transmitir el mensaje dentro de un contexto que ponga en valor a la organización y favorezca la comprensión de todos los públicos.
La gran ventaja de esta herramienta es que el portavoz cuenta con un hilo conductor a través del cual puede hacer llegar su mensaje sin dispersarse y el público tiene más facilidad para retener la idea.
10. Formación
Una de las claves del éxito para el portavoz es el entrenamiento regular de sus habilidades. Conocer y aplicar las diferentes técnicas de comunicación a casos hipotéticos facilitará nuestro desenvolvimiento y naturalidad en situaciones reales.
Los talleres y sesiones formativas plantean ejercicios como una entrevista en directo frente a las cámaras, el pronunciamiento de discursos o la participación en debates.
Me apasiona la comunicación, creo en la gente, escribo por vocación, me interesan las nuevas tecnologías y disfruto al trazar estrategias.
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