¿Por qué es necesaria la formación de portavoces en las empresas?

Las empresas y asociaciones de diferente tipo tienen que estar preparadas para poder emitir mensajes coherentes con la línea de comunicación y valores que se está tratando de transmitir. De lo contrario, corren el riesgo de mandar diferentes mensajes que causen confusión y deterioren la reputación de la empresa de cara a sus stakeholders y clientes. Por ello es necesaria la formación de portavoces en las empresas.

No solamente para que algunos miembros de la empresa que ejerzan como portavoces sepan como comunicarse adecuadamente, sino también para que tengan claro qué mensajes deben transmitir. En general son muchas las áreas que debe cubrir esta formación para que la comunicación sea lo más eficaz posible que es lo que buscamos. En este artículo te contamos algunas de las cosas que debes tener en cuenta en la formación de los portavoces de tu empresa u organización.

Formación de portavoces

Técnicas de comunicación

Saber hablar en público es algo vital para los portavoces, pero no solamente eso, sino que deben saber enfocar sus mensajes para los periodistas o «hablar en titulares» por decirlo de otra manera. De esta forma facilitamos que el periodista publique sobre nosotros y si sabemos hacerlo de forma adecuada, sugiriéndoles ya el enfoque de la noticia.

Para ello debemos conocer y distinguir el funcionamiento de los diferentes formatos: vídeo, audio y texto. Ya que cada uno de ellos funciona de forma diferente y nos obliga a adaptar la forma en la que nos comunicamos si queremos aparecer en los medios y causar la mejor sensación posible.

Seleccionar los mensajes clave

Los portavoces también deben aprender a distinguir y decidir cuál es el mensaje clave que quieren dar en un momento determinado. De no hacerlo pueden transmitir un mensaje confuso al periodista y que éste no sepa ver «la noticia» en aquello que el portavoz ha tratado de transmitir.

Conocer a los periodistas

Los mensajes clave pueden variar según el tipo de medio al que nos dirijamos o los periodistas con los que hablemos, por eso es importante saber cómo son los periodistas y los medios en los que trabajan. Esto influirá mucho no solamente en los mensajes que lancemos, sino también en la manera y momento de hacerlo.

Líneas de comunicación

Como es lógico, conocer las líneas de comunicación de la empresa es fundamental. Todos los portavoces de la empresa deben estar alineados y emitir los mensajes en una misma dirección para evitar confusiones o que se divulgue información privada o errónea.

Público de los mensajes

El público que va a recibir nuestras palabras es muy importante para decidir cómo debemos enfocar nuestro mensaje. Es diferente el tipo de mensajes y las palabras que debemos usar si nos enfocamos a un colectivo profesional o al público general. En caso de que el portavoz vaya a hablar ante un auditorio este conocimiento previo del público es aún más importante y puede suponer una gran diferencia.

Situaciones complicadas

Uno de las artes más complicadas que deben aprender los portavoces, es la capacidad para salir airoso de situaciones complicadas que puedan darse en entrevistas. En situaciones de crisis es habitual que los periodistas hagan preguntas algo más comprometidas a los portavoces, pero un buen portavoz debe saber mantener la compostura y dar una respuesta adecuada a las preguntas de los periodistas.

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