Reinventarse después de la tormenta es todo un lema que más de uno ha comenzado a incorporar a sus estrategias de comunicación. Si ya el social media jugaba un papel crucial a la hora de organizar eventos, a día de hoy se puede decir que se ha convertido en una poderosa herramienta para impulsarlos todavía más.

Un giro de 180º es lo que ha experimentado el sector, que ha pasado de la presencialidad a un formato virtual en el que es más complicado la interacción con los asistentes. Si bien es cierto que, hasta el momento, los Webinars o eventos virtuales han ganado la posición a los eventos presenciales convirtiéndose en la nueva normalidad, poco a poco se ha ido instaurando un formato híbrido que vuelve a abrir las puertas al “face to face”.

Se trata de una modalidad que combina los eventos online con la presencialidad de un público objetivo muy concreto y limitado que suelen ser profesionales del sector. En todos los casos, se ha demostrado el poder que tienen las redes sociales para promocionar y dar a conocer el evento para así alcanzar el éxito del mismo.

A la hora de organizar un evento se debe seguir una estrategia ya que siempre se asocia una marca con una experiencia. Por ello, el marketing digital y el social media es, a día de hoy, algo indiscutible. Comunicar el antes, el durante y el después es una práctica eficaz para difundir la marca y, sobre todo, conseguir impulsar el evento con una buena estrategia de marketing.

Las redes sociales ostentan, merecidamente, un papel fundamental en los eventos por su eficacia en la difusión y comunicación de los mismos. Así lo afirma Belén Acebes, Directora de Operaciones de IAB Spain, y añade que “los datos de penetración confirman la madurez de las redes sociales en España, mientras que las cifras de uso, frecuencia, valoración y preferencia, las configuran como un entorno cómodo e imprescindible para los usuarios y por tanto para las marcas”.

Además, de acuerdo con el último informe de IAB Spain, 1 de cada 3 usuarios declara que las marcas que tienen perfil en Redes Sociales les generan más confianza, de ahí que el uso de las mismas sea clave para impulsar los eventos.

Los usuarios buscan interactuar. El social media ha cambiado la relación de las empresas con el target y, en este caso, con los asistentes a un encuentro. Si lo que se busca es éxito, la estrategia del social media debe ser un pilar fundamental. Hoy os dejo una serie de pasos o consejos a los que he decidido denominar la regla de las 5Ps del social media en eventos para que podáis aprovechar el máximo potencial de las redes sociales durante la organización y planificación del marketing de eventos. 

1. Planificar la estrategia

 ¿Tienes claro cuál es el target? ¿Has decidido cuáles serán los perfiles que se usarán en el evento? Si la respuesta es negativa, empieza por ahí. Antes de ponerse a publicar, es necesario organizarse y familiarizarse con las redes sociales adecuadas ya que serán el arma con el que se jugará para impulsar el encuentro. Es importante que planifiques para mostrar un compromiso a la hora de narrar cada momento y de promocionar el evento utilizando las redes sociales. ¡Conviértete en todo un Social Media Strategist!

Para planificar y definir los objetivos de la estrategia de comunicación debes tener claro que Facebook es el líder de las redes sociales, pero también se cuenta con otras herramientas como Instagram, Twitter, LinkedIn, Pinterest o YouTube, entre otras. Presta atención a todas y analízalas. Cada una ofrece una serie de posibilidades por lo que planificar qué es lo que se quiere difundir te ayudará a elegir qué herramienta usar para potenciar el evento. Recuerda: vale la pena investigar para llegar a la audiencia.

2. Preparar los contenidos

Al igual que planificar la estrategia es útil para conocer las redes sociales adecuadas para promocionar el evento, preparar los contenidos también. Dedica tiempo a investigar y a sacar el lado creativo que llevas dentro.

Unos contenidos atractivos y adaptados a cada red social serán el gancho perfecto para tu evento. Además, no te olvides de crear un título para el evento y un hashtag. De esta forma conseguirás un orden y, sobre todo, fomentarás la participación. Será una forma perfecta de ir comunicando asistentes, ponentes y temas que se tratarán durante la celebración.

Por otro lado, programa contenidos tanto para antes como para el durante y el después del evento. La comunicación comienza mucho antes del mismo, por lo que no te olvides de informar sobre el acontecimiento. Sírvete de creatividades como un “save the date” en formato vídeo corto e imagen. Eso funciona y verás los resultados en el evento.

El éxito de un evento dependerá de la planificación de la estrategia y de los contenidos

3. Promocionar el evento

¿Sabes dónde está el target al que te diriges? Si lo tienes claro, sírvete del trabajo ya hecho. Comienza a lanzar los contenidos previamente preparados y si se da la ocasión, ¿por qué no contar con los famosos influencers?

La presencia de estas personalidades o incluso tan solo que mencionen el evento en sus redes sociales puede hacer crecer el atractivo del mismo, generando expectación y ganas por acudir al encuentro. Si cuentas con dinero suficiente, ¿por qué no intentarlo?

También, puedes servirte de campañas de pago, que te ayudarán a llegar a la audiencia interesada en tu evento. Utiliza herramientas como Google AdWords o Twitter Ads para recordar las fechas del evento, las ponencias, asistentes, etc. También puedes aprovechar y compartir el “behind the scene”, algo que suscitará el interés del público.

4. Potenciar la interacción con el público

Si hay una ventaja con la que cuentan las redes sociales es la interacción. Busca crear una experiencia única y positiva pues eso animará a los asistentes a compartir sus vivencias en las redes sociales.

Realizar sorteos, encuestas o debates es una buena forma de comenzar a generar interacción con el público. Además, no te olvides de crear dinamismo. Publica frecuentemente y sírvete del vídeo en directo para mostrar lo que va ocurriendo. Anima a los asistentes a utilizar el hashtag para que planteen dudas o preguntas o realicen cualquier comentario al respecto.

No te olvides de crear contenido audiovisual ya que es el formato más compartido en redes sociales. Hacer partícipes del evento a los asistentes es fácil y, crear experiencias satisfactorias hará que creen contenidos gratuitos y favorables para la marca. Siempre que puedas, fomenta la conversación para poder hacerte una idea de lo que piensa tu target sobre tu marca o el motivo del evento.

5. Ponderar resultados

¿Quieres saber si ha funcionado correctamente el evento y si las redes sociales te han ayudado? Pues pregunta a los asistentes. Una vez finalizado el encuentro, busca obtener información a través de las redes sociales publicando una encuesta. Esta medición te permitirá realizar un informe final con los resultados y conclusiones del encuentro. ¿Y para qué sirve? Para mejorar en el próximo y ofrecer una mejor experiencia. Valorar el trabajo del social media y analizar los resultados servirá para abrir el camino del éxito de los futuros eventos. 

Sofia Dezeo