Cómo organizar una rueda de prensa

Las ruedas de prensa son una importante herramienta de comunicación que tienen las empresas para llegar a los medios de comunicación. A través de ellas las empresas pueden ofrecer información a los periodistas captando toda su atención y permitiendo que participen del evento con preguntas. Sin embargo organizar una rueda de prensa no es fácil y para aclarar algunas dudas y servir de guía a los que se estén iniciando en ellas, hemos preparado este artículo que esperamos que te sea de ayuda.

¿Qué es una rueda de prensa?

Una rueda de prensa es un encuentro simultáneo con varios periodistas convocados por una fuente, con el objetivo de dar a conocer un tema importante.

¿Merece la pena organizar una rueda de prensa?

Lo primer que debes tener en cuenta es que a los periodistas les cuesta abandonar su oficina para acudir a una rueda de prensa a no ser que sea algo muy importante y de mucho interés que verdaderamente requiera su asistencia. De otra forma te pedirán una nota de prensa y adiós muy buenas. Esta es la razón por la que sólo debes convocar ruedas de prensa cuando la ocasión lo requiera. Además organizar una rueda de prensa no es barato. Requiere contratar un local e invertir mucho tiempo o algo de dinero en una agencia que realice la convocatoria de medios, organice cómo se va a desarrollar la rueda de prensa, quién va a hablar, etc.

Si organizas ruedas de prensa sobre temas irrelevantes y no tienes nada que haga el evento atractivo a los periodistas (como veremos en el último punto), lo más probable es que tu rueda de prensa quede vacía o casi vacía

Cómo organizar una rueda de prensa

Escoge bien la fecha

La fecha de tu rueda de prensa es muy importante y no debe tener en consideración solamente la agenda de tu empresa, sino también la de los periodistas para que no complique aún más su asistencia. Si conoces bien los medios con los que trabajas, sabrás que puede haber determinados días de la semana en los que es más complicado que acudan a una rueda de prensa. Teniendo en cuenta estas cuestiones, podremos poner fecha a nuestra rueda de prensa.

Por supuesto la hora también será muy importante para el éxito de la convocatoria, aquí una vez más debemos conocer las preferencias de los medios con los que trabajamos.

Controlar la logística del evento

Una rueda de prensa no deja de ser un evento y como tal hay que tener en cuenta muchas cosas:

  • Contar con un lugar bien comunicado para su organización.
  • Contratar un buen catering.
  • Disponer de un fondo para fotos y televisión.
  • Asegurarse de que el espacio cuenta con una iluminación y sonorización adecuada.
  • Prepara un documento con información del evento para los periodistas. Aquí puedes saber más sobre cómo hacer una nota de prensa.

Además de estos puntos hay muchas cosas más a tener en cuenta en función de la rueda de prensa que vayamos a hacer, si es una presentación de producto, un anuncio, etc.

No esperes grandes números

A las ruedas de prensa no acuden grandes masas de gente, acuden periodistas para informar sobre un asunto determinado y por tanto, a no ser que seas entrenador de un importante equipo de fútbol, es complicado que tus ruedas de prensa se llenen de gente. También hay que tener en cuenta que en las ruedas de prensa cuenta mucho de qué medios acuden los periodistas, aunque 4 cámaras de televisión «queden bien» si son de canales irrelevantes, será mejor contar con un periodista de un medio como El Mundo o El País. Todos queremos llenar la sala en la que organizamos nuestras ruedas de prensa, pero no debe cundir el pánico. Lo importante es donde nos publicarán.

Hacer el evento atractivo a los periodistas

Es importante tratar de conseguir que los periodistas acudan a nuestra rueda de prensa, para ello debemos tener algo que realmente les atraiga y haga que les merezca la pena estar ahí. Algunos de estos atractivos pueden ser los siguientes:

  • Un anuncio realmente importante con una buena campaña que cause expectación.
  • Una demo de un nuevo producto que ellos mismos puedan probar.
  • La presencia de un personaje famoso.
  • Alguna actividad que pueda ser de interés para los periodistas.

La rueda de prensa no termina hasta que no se va el último periodista

Los periodistas pueden obtener información mientras están en el evento, ya sea en la rueda de prensa en sí o mientras se toman un café o una caña. Por ello debemos cuidar el protocolo y la información que se suministra durante todo este tiempo. Es bueno que haya «corrillos» tras el evento, pues será donde los periodistas traten de conseguir esa «información extra» e incluso podemos favorecer el que la consigan si lo consideramos pertinente.

Cicero