Cómo hacer reuniones efectivas

Las reuniones con nuestro equipo nos permiten decidir propuestas, establecer objetivos o definir un nuevo rumbo estratégico en nuestro trabajo. Sin embargo, por una serie de factores las reuniones acaban siendo poco útiles. La falta de planificación puede generar un fallo ante la resolución del problema y a la pérdida de tiempo de los participantes, que a su vez es una pérdida económica para la empresa.

Existen muchas maneras de realizar una reunión que sea tanto útil como agradable para todos los involucrados. Solo se necesita un buen plan y organización para cumplir con las metas y generar un clima de satisfacción una vez terminada la convocatoria.

¿Siempre debemos convocar a una reunión?

Uno de los principales problemas que se presenta al momento de una reunión, es que muchas veces no era necesaria tal convocatoria. Antes de organizarnos y planificar debemos estar muy seguros que es importante realizar el encuentro.

Es importante conocer que existen métodos de reuniones online por la vía de videoconferencias que nos permiten ahorrar gastos, tiempo y desplazamientos.
Ahora bien, si la mejor opción es reunir físicamente al equipo, es importante conocer cómo planificar.

Tips para conseguir una reunión efectiva

Antes de la reunión:

Planificar y convocar con tiempo. Lo recomendable es mínimo una semana de antelación.
Seleccionar a las personas que participarán. En principio solo deben asistir personas realmente importantes para el desarrollo de la reunión, quienes tengan algo que aportar. Lo ideal es un máximo de 5 personas.
Crear un planning que incluya el motivo, los objetivos y el tiempo de duración de cada uno de los temas a desarrollar. Este punto es muy importante para tener claro que se espera de la convocatoria y permite no desviar la comunicación a otros temas.
Enviar el planning a los participantes para que estén al tanto del tema y preparen su intervención.
Preparar el espacio y los materiales necesarios (presentaciones, proyectores, monitores, wifi, documentos, etc) para evitar retrasos y ruido en la comunicación.

Durante:

Puntualidad. Es primordial respetar el tiempo de la reunión y el de los asistentes.
Comenzar la reunión replanteando el motivo principal de la convocatoria. Indicar los temas y la estructura en los que estos se van a presentar y desarrollar.
Asignar un líder en la reunión. Una persona que esté encargada de dirigir el proceso y velar por el desarrollo correcto del planning. Se recomienda que esta persona fomente la intervención de los asistentes y exponga las conclusiones de cada uno de los temas tratados.
Tomar nota de lo que se va exponiendo.
Tiempo final para dudas y comentarios. Programar un espacio de tiempo para que los participantes expongan sus dudas y sugerencias ante lo discutido.
Conclusión y definir acciones. La reunión debe culminar con un resumen de lo expuesto, dejar claro las posturas, las decisiones tomadas y definir las acciones a tomar.

Después:

Redactar y enviar al equipo un acta en el cual se contemple un resumen de la reunión. Indicar si se han cumplido los objetivos, las acciones acordadas, las conclusiones más importantes. De darse el caso, se debe indicar que se espera de cada uno de los participantes y el tiempo para que cumplan con lo acordado.
De haberse acordado, convocar la próxima reunión.

¿Reunión efectiva por la vía online?

Ahora bien, si la mejor opción es realizar una reunión online, existen tips extras que te permitirán realizar la actividad con éxito.

Seleccionar un ambiente adecuado, con buena iluminación y libre de ruido.
Realizar pruebas de conexión.
Puntualidad. A la par de respetar el tiempo de nuestros invitados, ser puntuales nos va permitir estar preparados ante cualquier eventualidad que se pueda presentar (fallos de conexión o con el ordenador, etc.)
Contar con un co-organizador. Seleccionar a una persona encargada para manejar los temas técnicos y de interacción mientras expones.
Silencia a la audiencia y activa el chat. Una vez que cada uno de los participantes se haya presentado, lo ideal es silenciar el micrófono del resto de participantes para así eliminar el ruido extra. Activa la opción de chat para estar al tanto de los comentarios y saber cuándo activar algún micrófono.
Controlar el tono de la comunicación. Comunicarse por la vía online suele convertirse en algo monótono. La variación en el tono de la voz y las pausas al hablar pueden ayudar a minimizar la dispersión.