¿Cómo organizar un evento de éxito?

Organizar un evento es una fantástica herramienta para la comunicación y el networking, además de lo mucho que puede aportar a nivel profesional a las personas o empresa que lo lleven a cabo. Sin embargo pocas cosas pueden ser peores a nivel de comunicación que un mal evento.

El evento nos puede aportar mucho, pero debe rozar la perfección. Tiene un timming muy concreto y el feedback se recibe al momento y de forma directa. Es por ello que la organización de eventos y congresos puede resultar un poco estresante si éste es muy complejo y hay muchas cosas que supervisar. Lo ideal es contar con un equipo adecuado, que nos pueda ayudar en la organización y gestión del evento, para evitar sorpresas inesperadas. En Cícero Comunicación tenemos un largo historial de eventos organizados y queremos compartir contigo algunos consejos que esperamos te sean de utilidad.

Cómo organizar un evento

Pasos para organizar un evento empresarial

Definición del propósito y público objetivo.

En primer lugar debemos tener en cuenta el motivo u objetivo por el que estamos organizando el evento. En base a ello podremos delimitar el tipo de público que asistirá al mismo y empezar a idear nuestro evento en base a ese público objetivo que queremos que asista. Por tanto, definir el perfil del asistente que buscamos será clave para poder empezar con el resto de pasos.

Dinámica del evento

Una vez hemos delimitado nuestro objetivo y público, debemos decidir que tipo de evento vamos a hacer ¿algo formal o informal? ¿Una rueda de prensa? ¿habrá ponencias? ¿habrá cóctel? ¿networking? La dinámica del evento al final está marcada por nuestros objetivos y público, por ello es importante conocerlos bien antes de decidir qué tipo de dinámicas vamos a usar en nuestro evento. La dinámica y estilo de nuestro evento son muy importantes y es recomendable dedicarle mucho tiempo a estas decisiones, ya que son estas ideas las que nos pueden permitir diferenciarnos de otros eventos y tener éxito.

Para pensar adecuadamente las dinámicas, debemos saber qué le gusta a nuestro público, qué ofrecen otros eventos semejantes y tratar de desmarcarnos de lo que se ofrece en otros sitios para sorprender a nuestros invitados.

Planificación del evento

Cumplidos los dos primeros pasos, debemos empezar a planificar el evento buscando fecha, lugar, programa del evento, ponentes si los hubiera, etc. Tras la planificación debemos, como es lógico, preparar todo lo que hemos planificado y realizar las reservas o contratos pertinentes. Puede suceder que este proceso se alargue o que causas de diferente tipo dificulten la contratación de alguno de estos elementos, por ello es recomendable manejar varias opciones.

Además, debemos comprobar fehacientemente que aquello que contratamos encaja con lo que estamos buscando. Que el lugar es adecuado y tiene buen tamaño y buenas comunicaciones, es luminosos y agradable, etc. Si nuestras dinámicas incorporan otro elementos que vayan a ser especialmente importantes como juegos o gymkhanas, también debemos conocer su funcionamiento para tenerlo todo controlado en todo momento.

Los ponentes

La elección de ponentes y presentadores es una de las más importantes que podemos tomar en un evento. Debemos estar seguros de que el ponente se adecua a nuestro público y que tiene capacidad y experiencia para hacer del evento algo ameno y que sea divertido para todos.

Desarrollo del evento

El día del evento es habitual que la persona que se haga responsable del mismo esté muy nerviosa, pero hay que tratar de mantener la calma. Si se ha organizado todo bien no tiene porqué haber grandes problemas. Debemos ser conscientes de que se pueden presentar inconvenientes: un ponente que no podrá estar a la hora, el retraso acumulado en el horario del evento, etc. Debemos tener un plan B que nos pueda ayudar a solucionar los problemas que pensamos que podemos tener… e incluso aquellos que no creamos que podemos tener ¡porque pueden pasar!

Post-evento

Una vez terminado el evento ¡seguimos teniendo trabajo por hacer! Pues no queremos que el evento se quede ahí, sino que trascienda. Para ello debemos mantener el contacto con los asistentes y hacerles partícipes de lo que se ha conseguido en el evento y los contenidos que se hayan generado del mismo: fotografías, vídeos, presentaciones, etc.

Claves para organizar un evento de éxito

Además de seguir estos pasos en la organización de tu evento, hay algunos detalles que te recomendamos tener en cuenta para conseguir que tu evento sea un éxito, consigas la mayor repercusión posible y todo el mundo tenga ganas de repetir.

Difunde el evento para conseguir más asistentes y generar una mayor expectación

Es fundamental que para que nuestro evento sea un éxito hagamos una difusión adecuada del mismo. Existen plataformas que nos pueden ayudar a ello como Meetup si nuestro evento tiene una periodicidad o también existe una modalidad específica de publicidad en Facebook para promocionar eventos. Además tendremos que aprovechar nuestros contactos para mover el evento, y si podemos crear algún vídeo o imagen que anime a la asistencia también puede ser de utilidad.

Fomenta el networking

Una de las mejores cosas que nos permiten los eventos es conocer gente nueva. Además de llevar buenos ponentes, debemos tratar de fomentar de alguna manera el networking entre los participantes para que se conozcan entre sí. Para ello podemos hacer uso de juegos, espacios de networking, cócteles y en general dinámicas que favorezcan la interacción entre los participantes.

Favorece la difusión durante evento

Cada vez los eventos son más digitales, cada persona con un móvil y una red social es un pequeño medio de comunicación. Debemos contar un hashtag del evento bien definido que nos pueda ayudar a hacer ruido y tratar de favorecer la difusión del evento en las redes. Para ello podemos recordar que se pueden plantear preguntas a los ponentes a través de Twitter usando un hashtag, haciendo pequeños concursos con el hashtag en el evento, habilitando un espacio con escenografía en la que los participantes vayan a querer fotografiarse (los marcos vacíos con diseños vinculados al evento por ejemplo funcionan muy bien), etc.

Además si hacemos retransmisión en directo por Internet del evento (streaming), también debemos recordarles a los espectadores el hashtag del evento. Estos usuarios al estar ya frente a una pantalla es muy fácil que sean más participativos en las redes y nos ayuden a difundir el evento en las redes.

Crea material que pueda ser compartido tras el evento

Es buena idea crear contenidos en el evento que puedan ser difundidos posteriormente: fotos, vídeos, entrevistas. De esta forma mantendremos el evento vivo aun cuando ya ha terminado y podremos mantener el contacto con los participantes ¡y además ofreciéndoles un contenido que les interesa!

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Claves para triunfar en la planificación de tu evento