Cómo hacer una nota de prensa

Las notas de prensa siguen siendo muy importantes en la comunicación de las empresas con los medios a día de hoy, además de permitirles a las empresas llegar a los medios de una forma que no implique una gran cantidad de dinero como puede ser la publicidad. Por eso, si vamos a trabajar en el gabinete de comunicación de una empresa o en una agencia, es imprescindible que sepamos cómo escribir una nota de prensa eficaz que nos permita alcanzar los objetivos con los que es escrita: conseguir ser publicado en los medios de comunicación.

¿Qué es una nota de prensa?

Una nota de prensa es un documento escrito que informa de una noticia y es enviado a los medios de comunicación con el objetivo de ser publicada en los medios de comunicación.

Enviar notas de prensa

Sin embargo, para que nuestra información sea publicada, no basta con escribir una buena nota de prensa siguiendo los pasos que explicaremos a continuación, también hay que cuidar mucho el envío de las mismas. El envío masivo de notas de prensa no es efectivo, debemos conocer a los periodistas y hacerles el envío de la nota de la forma más personal posible. Así que lo primero que tenemos que hacer es tratar de crear una relación con los periodistas que más nos interesan, hablar con ellos, escribirles, mantenerles al tanto de lo que estamos haciendo e interesarnos por su situación.

La base de datos

Para configurar nuestra base de datos de periodistas a los que haremos envíos debemos tener en cuenta que no todos los periodistas tienen porqué recibir nuestras notas de prensa, porque no a todos les va a interesar. En nuestra base debemos tener correos de profesionales, secciones y medios para poder usarlos en función de nuestras necesidades.

Piensa en el periodista

Ten en cuenta que los periodistas reciben decenas y a veces cientas de notas de prensa cada día. Eso significa que, aunque la mayoría de ellas son abiertas por los periodistas, el tiempo que se pasa en cada nota de prensa es mínimo a no ser que haya algo que llame la atención del periodista. Esto ya nos da una pista de la que será una parte fundamental de la nota de prensa: el titular.

Debemos tener en cuenta que el periodista está buscando algo noticiable y no va a publicarte por ser tú (a no ser que seas Apple, Google o algún grande). Así que evita ser excesivamente publicitario y se relevante. Esto influye también en la selección de temas que decidimos enviar a la prensa. Las notas de prensa que enviamos deben relevantes para la prensa, eso implica ser selectivos y no mandar cualquier cosa.

Por último también debes tener en cuenta el momento en el que envías la nota de prensa. Tratar de que ese día la sección en la que quieres que se te publique no haya mucha «competencia» de noticias y cuidar la hora a la que enviarás la nota de prensa. Ten en cuenta que los periodistas están sometidos a una gran presión y es más fácil que dediquen más tiempo a tu nota si la envías temprano.

Herramientas

Si no sabes por donde empezar a la hora de enviar tus notas de prensa y no puedes contratar a una agencia que te ayude con ello, te interesará saber que cada vez han ido surgiendo más herramientas y portales que ayudan en la publicación y difusión de estas noticias. La mayoría de ellas sólo te permiten la publicación en su portal (lo cuál acaba por convirtirlos en un mero repositorio de notas de prensa), pero hay algunos que realmente te permiten llegar a medios y agencias. Los más importantes son los siguientes:

• Comunicae: es una de las plataformas más populares actualmente en el envío de notas de prensa. La plataforma envía las notas de prensa a los periodistas de su base de datos y sus servicios tienen un coste que van desde los 40€ por envío. En tarifas superiores garantizan la publicación en agencias como Europa Press o EFE.
• Tusmedios: es una plataforma muy accesible ya que sus precios empiezan por los 20€, sin embargo para conseguir una distribución real de la nota hay que optar por la tarifa de 49€ que garantiza la publicación en medios como Rankia, El mundo financiero y algunos locales.
• Iberian Press: Iberian Press permite realizar un envío a su base de datos segmentada a partir de 59€ garantizando la publicación en al menos 3 medios o blogs.

Cómo hacer una nota de prensa

Ahora vamos a ver cómo redactar una nota de prensa. Para ello primero debemos tener en cuenta la estructura que tienen este tipo de documentos.

Cabecera

La cabecera es imprescindible para situar al periodista sobre lo que está leyendo y en ella deben estar incluidas la fecha, la fuente de la noticia, es decir nosotros, y un texto que identifique el documento como una nota de prensa. También podemos incluir nuestro logo si así lo deseamos para que sea más fácil de identificar nuestra marca como emisora del documento enviado.

Titular

Como hemos comentado anteriormente, el titular es una parte fundamental y la más importante de la nota de prensa. El titular es la única parte de la nota de prensa que casi con toda probabilidad sea leída por los periodistas que la reciban. Por ello debemos cuidarlo especialmente y conseguir que sea lo más explicativo posible del texto que le acompaña y además demostrar al periodista lo noticiable del documento. Algunas recomendaciones que te hacemos para la redacción de tus titulares son las siguientes:

• Sé lo más descriptivo posible. Evita juegos de palabras o rimas.
• Sé conciso. Evita alargarte demasiado, puedes complementar la información en el resto de la nota. Redondea las cifras para facilitar aún más la lectura.

Por último y aunque esto es una obviedad, asegúrate de que el titular destaca sobre el resto del texto y que la tipografía y tamaño usados resultan fáciles de leer.

[bctt tweet=»El titular de una nota de prensa debe llamar la atención al periodista para que siga leyendo.» username=»Cicerocomunica»]

Entradilla o subtítulo

La entradilla es esa parte de la que todos los que hayáis estudiado periodismo os acordaréis muy bien, porque consiste en responder a las 5 Ws en 4 ó 5 líneas. ¿Cuáles son las 5 Ws que debemos responder? Te lo vamos a recordar:

• Who? – ¿Quién?
• What? – ¿Qué?
• When? – ¿Cuándo?
• Where? – ¿Dónde?
• Why? – ¿Por qué?

Éstas son las conocidas 5 Ws del modelo de comunicación de Harold Laswell, A la que además debemos añadir la siguiente pregunta:

• How? – ¿Cómo?

En unas pocas líneas debemos ser capaces de condensar el contenido de nuestra nota de prensa y dar respuesta a estas preguntas, que ayudarán a que el periodista pueda hacerse una idea rápida de lo que trata nuestro mensaje. En caso de que nos sea imposible podemos dejar de responder alguna de estas preguntas, pero lo ideal sería que quedaran respondidas en este punto. Recuerda que en la entradilla debes seguir siendo conciso y breve, además de tratar de atraer la atención del periodista con el fin de que acabe publicando tu historia. Sin duda es complicado conseguir todo lo que aquí te proponemos, pero nadie dijo que redactar una buena nota de prensa fuera fácil. Lo que debes hacer es pensar y escribir, leer, revisar, pensar y reescribir. Ten en cuenta que la redacción de una nota de prensa lleva su tiempo, porque el objetivo que se busca conseguir (ser publicado) no es fácil.

Cuerpo

Llegamos al grueso de nuestra nota de prensa, probablemente la parte menos importante, pero que no por ello debemos descuidar. En esta parte os sonará de nuevo una campana a aquellos que hayáis estudiado periodismo, porque la teoría que se sigue para la redacción del cuerpo de las noticias es la denominada «pirámide invertida» que consiste en ir contando la noticia desde lo más importante y relevante a lo menos. De esta forma quien lea la nota de prensa podrá ir profundizando en la noticia en función de su interés. Recuerda que no debes escribir demasiados párrafos, para evitar aburrir al periodista, no deben ser demasiado grandes y deben estar estructurados en función de las ideas que transmiten.

El cuerpo de la noticia también es un buen momento para incluir las fuentes que colaboran y dan fiabilidad a la noticia, a ser posible incluyendo declaraciones de personas vinculadas a la noticia e identificándolas adecuadamente para que su testimonio sea válido y de interés para el periodista.

Además puedes incluir en el cuerpo, o en algún anexo, alguna fotografía o vídeo que ayude a contextualizar la noticia y aporte más material al periodista. Este material debe ser de utilidad al periodista en caso de que decida publicar la noticia.

Datos de contacto

Por último debemos facilitar nuestros datos de contacto por si el periodista quisiera más información. Entre estos datos debe estar nuestro nombre, cargo, correo electrónico y teléfono como mínimo. También es bueno incluir un pequeño texto que invite al periodista a contactar contigo para facilitarle más información, el tono de este pequeño texto depende de la relación que tengas con los periodistas.

Adicionalmente a los datos de contacto, incluye una pequeña ficha de 3 ó 4 líneas describiendo la actividad de tu empresa, para que el periodista pueda hacerse una idea de la misma.

Una vez hayas terminado por completo tu nota de prensa revísala para evitar errores ortográficos u otros errores relacionados con la veracidad de las fuentes. Ten en cuenta que cometer errores en tus notas de prensa se puede pagar caro, evitando que los periodistas estén dispuestos a publicarte en el futuro.

La nota de prensa del futuro

La nota de prensa ha evolucionado mucho en los últimos años. Las nuevas tecnologías han hecho que la comunicación y el periodismo evolucionen, y las notas de prensa deben hacerlo también. Por eso hay algunas cosas que ya debes tener en cuenta a la hora de redactar tus notas de prensa:

• Usa enlaces en tus notas de prensa.
• Señala el hashtag de la campaña en caso de que lo tenga.
• Realiza la redacción de tus artículos teniendo en cuenta los criterios SEO de redacción para la mejora del posicionamiento.

Sin embargo, antes de introducir estas tendencias debes conocer un poco los periodistas a los que envías tus notas. Es posible que algunos puedan considerar el hashtag como algo demasiado comercial o que piensen que los enlaces que introduces en el texto son una forma encubierta de hacer linkbuilding. Debemos tener en cuenta que redacciones son más modernas y aceptan la introducción de estos elementos y cuáles pueden considerarlo algo invasivo. Recuerda que una parte fundamental del envío de notas de prensa y las relación que tenemos con los periodistas y los medios, por lo que debemos ofrecerles lo que quieren como lo quieren en la medida de lo posible.

Conclusiones

Esperamos que este artículo os sea útil para saber cómo hacer una nota de prensa. Recuerda que una comunicación de este tipo no consiste solamente en escribir o redactar bien, es muy importante que tengamos una buena relación con los periodistas a los cuáles enviamos estas notas, conocerles bien y saber qué tipo de temas pueden encajarles mejor. De esta forma los periodistas nos verán como una fuente de información valiosa y no como alguien que solamente intenta colocar contenido de su empresa en su medio.

Las notas de prensa deben ser una fuente de información útil al periodista y le deben ahorrar parte de su trabajo (de ahí que estos documentos se escriban en «su lenguaje»). Y eso es lo que debemos tener más presente a la hora de hacer una nota de prensa.