Webinar: ¿Qué es y qué puede aportar a mi estrategia de comunicación?

Un webinar es un seminario o conferencia online que permite a un ponente ofrecer una charla, con apoyo audiovisual, a una serie de asistentes, repartidos en diferentes zonas del mundo y conectados a través de una plataforma digital, que pueden interactuar entre sí.

Hoy en día, no asistir a un evento que nos interesa por falta de tiempo o porque se celebra en otra ciudad ya no es una excusa. Las nuevas tecnologías de la comunicación crecen continuamente, nos ponen en contacto a unos con otros y nos facilitan compartir información independientemente de donde nos encontremos. Y para salvar la barrera de la distancia en el mundo de las conferencias, una de las herramientas más usadas es el webinar.

¿Qué es un webinar?

El webinar debe su nombre a la unión de los términos web y seminario. El término fue patentado en el año 2000 por el estadounidense Eric R. Kolb para dar nombre a un servicio de reuniones online que había desarrollado.

La ponencia se imparte en formato de vídeo y permite al conferenciante apoyar su charla con material audiovisual, ya sea en forma de diapositivas o de pequeñas píldoras de vídeo. Pero lo realmente interesante de este formato de comunicación, es que los asistentes tienen la capacidad de interactuar mediante preguntas y comentarios en tiempo real que el ponente puede ver y responder en el momento.

Ventajas de un webinar

Las ventajas de un webinar son muchas gracias a la sencillez de este formato y a la capacidad de llegar miles de personas. En este apartado vamos a enumerar las más relevantes:

Ahorro logístico: un evento presencial es algo muy costoso de organizar. Se necesita encontrar una sala grande donde dar la charla, normalmente en un hotel o en un lugar de congresos, y debe hacerse un día y a una hora en la que los asistentes vayan a poder estar. Para ello la convocatoria debe realizarse con muchísima antelación y se tarda meses en organizar. Además de suponer unos costes que pueden llegar a resultarnos prohibitivos. Un webinar puede generar el mismo impacto impartiéndolo desde tu casa u oficina y tener un coste mucho más reducido.
Interacción de la audiencia: como ya hemos dicho, una de las ventajas más interesantes de los webinars es que permiten un contacto directo y en tiempo real con las personas que han asistido a tu conferencia.Mediante una plataforma de chat, la audiencia puede realizar comentarios y preguntas que pueden ser respondidos en el momento, o recopilados para contestarse más adelante en una ronda de preguntas.
Alcance ilimitado: el número de personas a las que llega tu charla es ilimitado y se ajusta a tus necesidades. Las herramientas de webinars permiten contratar salas virtuales para distintos números de asistentes, que pueden ser sólo dos, o pueden ser mil. Esto supone también la ventaja de que, si vas a tener pocos asistentes, puedas contratar un espacio online más reducido y no pagar por una sala que pueda quedarse medio vacía.
Posibilidad de grabarse en vídeo: el vídeo es el formato del webinar y por tanto puede ser grabado. Esto tiene la ventaja de que, si por la hora alguien interesado no ha podido asistir, una vez termina el seminario puede enviarse en vídeo a todas las personas que deseemos y aumentar su alcance.
Herramienta para generar leads: los usuarios que quieran asistir a tu seminario online dejarán algunos datos y un correo electrónico que podrán servirte para tu base de datos. Gracias a ello ampliarás tu red de contactos y podrás enviarles información de su interés que posicione tu empresa o marca. Además, servirá para enviarles convocatorias a futuros webinars.
Facilita el feedback de tu público objetivo: si el webinar permite interactuar a tiempo real con la audiencia, es una buena forma de aprovechar para recibir feedback de tu público y así mejorar tus servicios para ajustarte a sus necesidades.
Aumentar tus ingresos: un webinar puede ayudarte a conseguir ventas rápidas en caso de que quieras darle un enfoque comercial. Si por ejemplo vendes un curso online, es una buena oportunidad para vender plazas.

El webinar en mi estrategia de comunicación

Al final un webinar no deja de ser una forma de comunicación más, y podemos utilizarla dentro de la estrategia de nuestra compañía o para un cliente. Algunas de las utilidades ya las hemos explicado en el apartado sobre sus ventajas, como la captación de leads o el aumento de la audiencia, pero vamos a profundizar un poco más en sus utilidades para nuestra estrategia de comunicación.

Un webinar puede ayudarnos a posicionar nuestra empresa como experta sobre un tema. Si se consigue esto aportará un crecimiento de la reputación y conseguir que los propios usuarios sean quienes nos busquen. Si los usuarios nos buscan será una buena forma de atraer tráfico a nuestro sitio web. Una buena forma de atraer ese tráfico es incluir el webinar o la convocatoria al mismo dentro de una newsletter dirigida a nuestro target.

Como apuntábamos en el apartado anterior, el webinar es una buena forma de hacer de altavoz de nuestros contenidos para la audiencia. El interés que genera tener a un experto que nos hable de un área de interés para nosotros, o la simple posibilidad de interactuar y resolver dudas en el momento, es una buena ayuda para atraer la atención hacia el contenido que nos interesa. Además, su capacidad de ser grabado y la facilidad que nos da para conseguir captación de leads, puede servirnos para posteriores campañas de email marketing o de publicidad en plataformas digitales y llegar a un público potencial en que despertar su interés por nosotros.

Consejos para hacer un buen webinar

Como todo contenido de una estrategia de comunicación, cuanto mayor sea su calidad, mejores serán los resultados que nos dará. Los consejos para hacer un buen webinar no son muy distintos de los que podemos dar para preparar una buena ponencia, aunque sí podemos aprovechar algunas de sus particularidades a nuestro favor:

Establece los objetivos de tu charla: para ello debes tener bien definido cual es tu público objetivo, qué necesidades tiene y cómo vas a ayudarle a resolverlas.
Sírvete de apoyo gráfico para hacerlo visual: aunque se trate de una charla formal, el webinar, como cualquier otro tipo de ponencia, debe ser ameno y a ello ayuda el apoyarse mediante diapositivas y fragmentos de vídeo.
Ve de lo general a lo particular: a la hora de estructurar tu charla debes plantear un tema y objetivo principal al comienzo que sirva para contextualizarla explicando los conceptos más importantes para, a continuación, ir desarrollándolos punto por punto.
Utiliza casos prácticos: mantener la atención de los asistentes es una tarea difícil. Para ello, poner casos prácticos en los que puedan participar, es una buena ayuda. Con ellos, damos pie a que la audiencia participe y nos da la posibilidad de contar anécdotas interesantes que hagan la charla más amena.
Deja que los asistentes participen: recuerda que la posibilidad de participar de los usuarios es una de las grandes ventajas del webinar y no debes dejarla pasar. Anímalos a que hagan preguntas y dedica entorno a un tercio de la charla a responderlas.
Haz una llamada a la acción: cuando vayas a terminar es un buen momento para aprovechar para que los usuarios realicen cualquier acción que te interese como puede ser descargar un formulario o cualquier tipo de documento, suscribirse a un canal, reservar una plaza para un curso, etc.

Qué plataformas se recomiendan para un webinar

Para terminar, ofrecemos un listado con las plataformas más habituales para impartir webinars. La mayoría son de pago, pero los precios oscilan desde cuotas muy económicas de entorno a 30€ a otras más caras que pueden llegar hasta los 400€. Elegir una cuota u otra dependerá principalmente del numero de asistentes que vayamos a tener.

Gotowebinar: una de las más conocidas por su facilidad de uso. Una de sus grandes ventajas es que permite que los asistentes se registren y que sus datos queden registrados en tu plataforma de email marketing.
Adobe Connect: la plataforma de webinars de la casa Adobe. Su principal ventaja es la facilidad de acceso, ya que no es necesario que el usuario descargue nada para entrar en la plataforma.
Webinar Jam: se sirve de la plataforma de Google añadiendo una serie de mejoras. Por ejemplo, cuenta con implementación para tu plataforma de email marketing, permite enviar recordatorios y ofrece la posibilidad de realizar una analítica del comportamiento de los asistentes al término de la sesión.
Google Hangouts: es la única plataforma gratuita para asistentes ilimitados. Para activarla es necesario contar con un canal de YouTube desde el que emitir tu webinar. Aunque el ahorro de costes y el acceso ilimitado de usuarios supone una enorme ventaja, esta herramienta tiene el problema de que no es exclusiva para webinars. De hecho está más pensada para reuniones online, lo que significa que se necesitan herramientas complementarias para poder hacerlo bien.

Estas son algunas de las técnicas y herramientas que te ayudarán para hacer un buen webinar. En cualquier caso, independientemente de la plataforma que escojas o cómo lo utilices en tu estrategia de comunicación, recuerda siempre que el contenido es el rey. Si centras tu esfuerzo en él, conseguirás un contenido de calidad que ayudará al funcionamiento de tu estrategia de comunicación y que hará que los asistentes, no sólo recuerden lo enseñado en el webinar, sino que te recuerden a ti.