Guía: Crea informes personalizados de Google Analytics con Google Data Studio

Preparar informes de nuestros resultados puede no ser lo más divertido del trabajo que hacemos en marketing digital ¿cuántas veces has hecho capturas de pantalla de los informes de Analytics para compartirlos con el cliente? ¿O cuántas veces has preparado dashboards en excel cuyo diseño no te terminaba de gustar? Afortunadamente Google ha lanzado una herramienta de visualización de datos que nos puede ser especialmente útil para preparar nuestros informes de Google Analytics, de forma rápida, sencilla automatizada y además con un diseño atractivo.

Guía para crear informes con google data studio

¿Qué es Google Data Studio?

Google Data Studio es una magnífica plataforma de Google, para la visualización de datos que te permite realizar presentaciones de informes a medida. Es una herramienta que se integra con diferentes fuentes de datos como: Google Analytics, Google Adwords, YouTube Analytics, Search Console, Hojas de Cálculo de Google, archivos MySQL, Atribution 360, DCM, PostgreSQL, Cloud SQL, BigQuery o la subida de archivos. Esta plataforma te permite realizar fácilmente informes personalizados, sencillos y con datos de las fuentes de datos que conectes, en tiempo real. Aunque lleva tiempo funcionando en fase beta Google ha anunciado hace poco, que finalmente Data Studio será un servicio freemium y con informes limitados.

Logos de las fuentes de datos disponibles en Data Studio

Guía: Cómo crear informes personalizados (de Analytics) con Google Data Studio

Primeros pasos para configurar Data Studio

Antes de empezar a crear informes con Data Studio, es necesario que configuremos y conozcamos un par de aspectos sobre la organización de la herramienta para poder realizar los informes sin imprevistos.

  • Crear cuenta

    Lo primero que tienes que hacer es acceder a Google Data Studio para lo que tienes dos maneras de hacerlo. Una es mediante la siguiente URL https://www.google.com/analytics/data-studio/, donde solo tienes que hacer sobre «try for free» e introducir los datos de tu cuenta de Google. La otra manera, que a nosotros nos parece más cómoda, es la que ves en la imagen de debajo. Dentro de tu cuenta de Google Analytics en el apartado donde puedes crear paneles tienes un enlace que te invita a probar Google Data Studio, de este modo no tendrás que meter los datos de tu cuenta porque los obtendrá de Analytics.

    Cómo ir de Analytics a DataStudio

  • Organización de Data Studio

    Antes de continuar con las configuraciones básicas vamos a detenernos un momento y ver la organización de Data Studio para que podamos movernos por la herramienta con soltura.
    Organización de Google Data Studio


    1. Plantillas
    En este apartado puedes ver las diferentes plantillas a las que puedes importar los datos para que realices tu informe sobre una base ya creada.
    2. Informes
    Aquí se encuentran todos los informes que tienes activos, como ves en la imagen, por defecto cuentas con varios informes de ejemplo con cada una de las plantillas disponibles y con una pequeña guía ilustrada sobre Google Data Studio.
    3. Fuentes de datos
    En esta sección puedes comprobar las fuentes de datos que tienes activas, por defecto cuentas con varias como ejemplo.
    4. Configuración del usuario
    En este apartado puedes configurar si quieres recibir consejos y recomendaciones, notificaciones sobre anuncios de productos, participar en estudios de mercado o recibir del equipo de solusciones de Analytics estudios, estadísticas, noticias de productos e información sobre eventos-
    5. Tutoriales en video
    Aquí tienes acceso a los videotutoriales en inglés que ha preparado google para que profundices todavía más en la herramienta.
    6. Crear informe nuevo desde 0
    Haciendo click sobre cualquiera de los dos puntos destacados en rojo podrás crear tu informe desde 0 como veremos más abajo en el artículo.

  • Conectar fuentes de datos

    Lo segundo que debes configurar son las fuentes de datos sobre las que quieres realizar un informe. Para esto debes indicar a Google Data Studio qué fuentes vas a vincular a la herramienta, que como puedes ver en la siguiente imagen te ofrece muchas posibilidades.
    Fuentes de datos disponibles para Google Data Studio

    Nosotros como ejemplo vamos a realizar un informe de Analytics con los datos de nuestra web Cícero Formación. Para ello vamos a conectar la cuenta de Analytics de Cícero Formación con Google Data Studio para que la herramienta tenga acceso a los datos que necesitamos para realizar el infome. Haz click en el apartado de Fuentes de datos y a continuación sobre el círculo azul que tiene un + situado en la parte inferior derecha. Ahora te aparecerá una página parecida a la de la imagen inferior.

    Cómo añadir fuentes de datos a Data Studio

    En este caso, con tan solo 5 clicks conectarás tus datos de Analytics con Data Studio, si optas por conectar otras fuentes de datos, necesitarás menos de 5 clicks, muy cómodo, ¿verdad? Primero selecciona en los conectores la fuente de datos que quieres conectar para realizar informes, ahora selecciona la cuenta en la que tengas asociado el dominio que quieres analizar, después haz click sobre la propiedad y por último elige la vista sobre la que realizarás el informe. Por último, no olvides pinchar sobre conectar. Ahora te aparecerá un pop up que te pedirá autorización para que Data Studio pueda acceder a esos datos, permite que pueda hacerlo y ¡Listo! Ya tienes conectados los datos que necesitas y ya puedes empezar a realizar informes.

Conociendo el editor de Data Studio

Antes de meternos a crear nuestro primer informe, vamos a ver un poco qué elementos tiene esta herramienta y dónde se encuentranpara que después podamos manejar fácilmente Data Studio. Esta parte puede parecerte un poco lenta al principio pero te será muy útil y aprenderás en seguida el funcionamiento de esta magnífica herramienta. Vamos a diferenciar dos partes en el editor: Las Herramientas y los ajustes o propiedades.

Análisis del editor de Data Studio

  • Herramientas de Data Studio

    Las herramientas nos permiten añadir diferentes elementos a nuestros informes y personalizarlo a nuestro gusto.

    Todas las herramientas de Google Data Studio clasificadas

    Data Studio título informe Título del informe: Aquí es donde puedes nombrar a tu informe. Nosotros lo llamaremos «Cícero Formación – Analytics» para tener claro qué web y qué fuentes de datos estamos analizando.
    Data Studio Ajustes generales Ajustes generales: En este apartado puedes editar los ajustes de generales del informe como los de archivo, editar, ver, insertar, página, organizar, recuso y ayuda que integran las funciones habituales de los típicos ajustes generales. Aquí, el apartado más interesante es el de recursos donde podrás gestionar y cambiar las fuentes de datos del informe, añadir segmentos personalizados e incluso crear filtros (incluyentes o excluyentes) para una fuente de datos determinada.
    Navegación data Studio Ajustes de Navegación: Esta sección te permite añadir páginas a tus informes y cuando tengas más de una, moverte por ellas. En esta zona se encuentran también las flecha de selección, y las opciones de deshacer y rehacer, que te permitirán ir atrás o adelante en tus pasos cuando estés editando tus informes.
     Tipos de Gráficos:
    Esta es una de las partes más importantes del creador de informes. Seleccionando sobre los diferentes iconos, insertarás los gráficos que necesites para indicar los datos que quieres reflejar. Puedes importar series temporales, Gráficos de Barras, Gráficos circulares, Tablas, Mapas Geográficos, Tarjetas de Resultados, Gráficos de dispersión, Gráficos con viñetas o Gráficos de áreas.
    Elementos gráficos de Google Data Studio Elementos Gráficos:
    Aquí se encuentran las herramientas gráficas del editor. Haciendo click sobre cada uno de ellos podrás añadir un cuadro de texto, una imagen, un rectángulo o un círculo para personalizar tus informes a tu estilo.
    Herramientas google Data Studio Data Studio:
    Por último esta zona está destinada a los ajustes de Data Studio, aquí puedes añadir el indicador del periodo del informe, el rango de la fecha donde has obtenido los resultados. Además, el icono de la derecha te permite establecer filtros, por si necesitas excluir o incluir algún dato concreto.

  • Ajustes y Propiedades del informe

    En esta parte puedes editar los ajustes y propiedades del elemento que estés editando en ese momento, si por ejemplo te encuentras en el primer paso al crear el informe desde cero, podrás configurar los ajustes de diseño y tema del informe.


    Ajustes y propiedades de Google Data Studio

    Sin embargo, si te encuentras insertando un gráfico o un elemento en este apartado podrás configurar todos los ajustes y datos correspondientes al elemento que tengas seleccionado. Por lo tanto, este es uno de los apartados donde más tiempo pasarás, ya que cuando quieras editar algo, tendrás que dirigirte aquí.

Crear informe a partir de una plantilla

Ahora que ya conocemos el funcionamiento básico de Google Data Studio, ya podemos empezar a crear informes. En la parte superior de la página principal de Data Studio, en la sección de plantillas puedes encontrar diferentes modelos haciendo click sobre ver más plantillas. Como puedes ver en la imagen inferior, tienes bastantes donde elegir, pero debes de fijarte bien en cuál eliges ya que las plantillas disponibles manejan diferentes datos.

Plantillas de Google Data Studio para realizar informes
Si lo que buscas es una plantilla para los datos de Google Analytics de tu web, puedes utilizar la primera plantilla. Si además de Analytics quieres añadir en el mismo informe los datos de Adwords, la segunda plantilla te vendrá como anillo al dedo. Si lo que quieres es analizar solo los datos de Adwords, la cuarta es tu plantilla. Si tienes un ecommerce y quieres analizar tus datos de Analytics, definitivamente tienes que utilizar la última plantilla, te ahorrará un montón de trabajo. Las plantillas 5 y 6 están hechas a partir de un documento excell, por lo que para utilizarlas deberías tener tus datos en una Hoja de Cálculo de Google. Si tienes un canal en Youtube tienes que probar la 4 plantilla, es una plantilla completísima con un montón de gráficos y KPIs, que seguro; son de gran utilidad para ti.

Para ver el funcionamiento de las plantillas, nosotros vamos a utilizar la primera plantilla para analizar los datos de Analytics de Cícero Formación donde ayudamos a profesionales, directivos, empresas e instituciones a mejorar su modo de comunicar. Seleccionando sobre la plantilla que hemos elegido, se nos abrirá un preview de la plantilla para poder ver que se ajusta a nuestras necesidades. Hacemos click sobre «utilizar esta plantilla» en la parte superior derecha y se nos abrirá una ventana de diálogo donde Data Studio nos pide la fuente de datos sobre la que queremos realizar el informe.

Cómo importar fuentes de datos en un informe de Data Studio
Como ya hemos importado nuestra fuente de datos, la seleccionamos, le damos a crear informe y ya podemos empezar a personalizar nuestro informe. Lo primero que vamos a hacer es cambiarle el nombre del documento por «Cícero Formación – Analytics». Ahora hacemos click sobre el logo de la plantilla y en el apartado de ajustes y propiedades y subimos nuestro logo. El tercer paso que vamos a hacer es muy importante, vamos a indicarle a Data Studio el periodo de tiempo que vamos a analizar. Seleccionamos el rango de fechas del calendario que está situado en la parte superior derecha y en las propiedades de la derecha, hacemos click en el rango de periodo determinado y como vemos en la imagen le indicamos a Data Studio qué fechas queremos analizar en el informe.

Editar la fecha del informe Analytics Google Data Studio

Ahora, las gráficas y métricas que te muestra el informe, son sobre los datos del Analytics de tu web. Lo siguiente sería personalizar las gráficas, cambiando los titulares a Español en el caso de que te resulten útiles o modificándolas con los datos que te interesa analizar. Para cambiar los títulos simplemente tienes que hacer click sobre ellos y editarlos directamente ahí. A nosotros nos ha pasado como puedes ver en la siguiente imagen, que para dos gráficas no tenemos datos.

Informe ejemplo de Google Data Studio
Para solucionarlo, vamos a analizar otros aspectos de los que sí tengamos datos que sí tengamos datos. Primero empezamos haciendo click sobre el gráfico que queremos modificar. En el apartado de ajustes de datos y preferencias de la derecha, vamos a cambiar la dimensión de Sexo, por la de tipo de usuario. Vemos como automáticamente nos aparece un gráfico con los datos. En el segundo gráfico, se analizan dos variables, vamos a cambiar las de edad y sexo por tipo de usuario y números de páginas por sesión, como nos muestra demasiados datos y la gráfica no se entiende muy bien, vamos a modificar el estilo.

Cómo cambiar las propiedades de las gráficas en Google Data Studio
En la parte de ajustes y preferencias, seleccionamos la pestaña de estilo, subrayada en rojo en la imagen superior. En este apartado podemos modificar el estilo de las gráficas y cómo queremos que muestre nuestros datos, desde el color, el número de barras, si queremos que sean agrupadas y un montón de configuraciones más. Nosotros hemos cambiado la orientación del gráfico, el número de columnas que se muestran cambiando el número de serie y hemos seleccionado que se muestre una leyenda. El problema es que el gráfico seguía viéndose demasiado pequeño, por lo que hemos decidido reducir el tamaño del gráfico que analiza los países desde los que nos visitan simplemente reduciéndolo con el cursor. Por último hemos terminado de personalizar los textos del encabezado y hemos ajustado los colores del documento a los de Cícero Formación en el apartado de estilo de cada uno de los elementos. Y este es el resultado de nuestro informe de Google Analytics con Data Studio.

Resultado del informe realizado con los datos de Google Analytics en Data Studio

Si para finalizar quisiéramos compartir nuestro documento, simplemente tendríamos que ir al apartado de Archivo en los ajustes generales del documento y seleccionar la opción de compartir. Aquí nos permite compartir el documento de dos modos: el primero, a través de un enlace que podemos compartirlo con quien queramos mediante cualquier servicio de correo o mensajería y el segundo, nos ofrece la posibilidad de invitar a otras personas a ver o editar el documento.

Crear un informe personalizado desde 0

Para crear un informe completamente personalizado, es bastante similar a utilizar plantillas, solo que en este caso, deberás seleccionar tú el tipo de gráfica que quieres que muestre para los datos que quieres analizar.

Si quieres hacer tu propio informe desde cero, lo primero que debes hacer es importar la base de datos sobre la que quieres hacer el informe. Ahora, en en la página principal de Data Studio haz click sobre el símbolo + y se te abrirá un informe en blanco. Empieza por nombrar tu documento poniéndole un nombre al informe para que te resulte más fácil identificarlo.

Lo siguiente que puedes hacer es añadir el periodo sobre el que vas a realizar el informe haciendo click sobre el icono de periodo situado en la zona de herramientas de Data Studio. Ahora ya puedes añadir los gráficos que necesites para realizar tu informe haciendo click sobre cada uno de ellos y editando los ajustes y propiedades del informe donde puedes configurar los datos y el estilo de las gráficas. Para Añadir un título o un texto que acompañe a las gráficas, simplemente debes hacer click sobre el icono de texto.

Continúa completando tu informe con gráficas y textos que necesites y termina por personalizarlo con los colores corporativos y el logo de tu empresa o clientes.

Sacar informes en PDF

Google Data Studio no ofrece la opción de exportar tus informes a PDF, pero no desesperes, te vamos a contar un truco para que puedas descargar tus informes en este formato.

Es necesario que utilices el navegador Google Chrome para realizarlo y que la pestaña que tengas abierta sea la del informe finalizado. Ahora haz «Ctrl+P» o dirígete a la parte superior derecha, haz click sobre los tres puntos que están situados junto a la barra de navegación y selecciona la opción de «imprimir». Se te abrirá una ventana con el contenido que tienes abierto. En el apartado de Destino, haz click sobre «cambiar» y selecciona la opción de «Guardar como PDF». Elige la carpeta a la que quieres exportar el documento y ya tendrás tu informe exportado a PDF.

Limitaciones de Google Data Studio

Como hemos visto, Google Data Studio es una herramienta muy completa, pero cuando hemos trasteado la herramienta, hemos observado que tiene algunas limitaciones:

  • La edición de los elementos, pese a ser bastante personalizable, no permite modificar algunos detalles concretos de las gráficas o tablas como por ejemplo mover y ajustar la posición de los porcentajes.
  • Aunque Data Studio ofrece dos modos de compartir el documento, de momento, no permite exportar el documento en formato PDF, pero puedes solventarlo con el truco que te hemos comentado un poco arriba.