Convocatoria de prensa o el arte de tener llena tu sala de prensa

Todos los que nos dedicamos al periodismo en agencias o gabinetes de prensa tememos ese momento en el que llega la hora de la convocatoria y parece que no viene nadie y no paras de mirar el reloj una y otra vez. Es una de nuestras pesadillas recurrentes. Y en la posibilidad de que se materialice influyen muchas razones; entre ellas, la convocatoria de prensa que hayas realizado.

Así que aquí, en este post, queremos compartir con vosotros nuestra experiencia de años organizando ruedas de prensa y, por tanto, preparando y enviando convocatorias de prensa. Desde luego, no es una ciencia exacta, pero siempre hay algunas pautas que puedan ayudar.

En la piel del periodista

Redactar una buena convocatoria lleva tiempo. A veces es más fácil escribir un texto de cuatro folios que cuatro párrafos. El primer paso es ponerse en la piel del periodista al que vamos a enviar la convocatoria. Pensar qué es lo que le puede llamar a él la atención en el minuto que nos va a dedicar, qué puede encontrar interesante y hacer ese punto de unión entre la información que nosotros queremos dar a conocer y lo que a ellos les puede atraer. Y plasmarlo en cuatro párrafos y un titular, olvidándonos de textos farragosos que a la tercera línea incitan a abandonar la lectura.  

Habitualmente suele emplearse un titular explicativo, directo y claro con encabezamiento de la convocatoria. Aunque a veces se puede jugar con otros recursos, como preguntas que interpelan al periodista o expresiones llamativas que jueguen con expresiones coloquiales o el lema de la campaña que vayas a presentar, por ejemplo. La máxima es crear expectación, y sin dar todos los datos, solo los justos para que el periodista considere que las dos horas que va a emplear en trasladarse y asistir van a permitirle redactar una información relevante para sus lectores. Una información que va a ser mejor que las que le ofrecen las otras convocatorias para el mismo día, en la misma franja horaria y, a veces, de tu mismo sector.

La clave es pensar qué le puede llamar la atención al periodista de tu información, qué datos le van a permitir redactar un artículo interesante para sus lectores

Además del titular, siempre hay elementos indispensables en una convocatoria. A saber:

• Organizador u organizadores
• Ponentes
• Lugar, fecha y hora
• Contacto
• Y todo ello bajo el título bien visible de “Convocatoria de Prensa”

Y no quiero cerrar este apartado de “en la piel del periodista” sin comentar que la hora y el lugar de la convocatoria son cruciales. Es verdad que a veces no podemos decidir sobre ello, pero ante unos periodistas que disponen de poco tiempo, hay que facilitarles el trabajo. Mejor que el lugar sea cerca y bien comunicado. Preferiblemente al principio de la mañana en lugar del medio día (que les entorpece toda su rutina) o la tarde (cuando están redactando o terminando ya sus artículos).

Escribir un e-mail: las claves del “para” y el “asunto”

La segunda fase y no menos importante es el envío. La vida de la convocatoria empieza cuando escribimos en el “Para” del correo electrónico el nombre del periodista al que se la vas a dirigir. Puedes redactar una buena convocatoria, pero si no va a la persona adecuada de cada redacción es como tirarla a la papelera. Es el primer paso y nada desdeñable: saber a quién invitas según la temática de la rueda de prensa. Es un trabajo previo, del que luego se puede ir rectificando sobre la marcha, pero ya solo en contadas ocasiones.

El segundo paso es qué escribir en el “Asunto” del e-mail. Es el primer contacto que va a tener el periodista con tu convocatoria de prensa. Es el resumen de los resúmenes: una sola frase; que tiene que destacar entre todos los correos que llegan a la bandeja de entrada. El primer filtro para que no se quede sin leer o no se le conceda importancia.

Para sortear este filtro, también es relevante saber cuándo se envía la convocatoria. Hay que realizar el envío con suficiente antelación para que haya margen suficiente para verla, hacer seguimiento y un reenvío recordatorio el día previo. Pero no recomendamos el envío ni muy pronto en el tiempo (les sonará lejano el tema todavía) o muy tarde (ya tienen otros temas apalabrados y una agenda abarrotada en la que ya no tienen huevo). Incluso saber las dinámicas de los periodistas: no se la envíes un día de cierre, ya que tiene más probabilidades de pasar inadvertida, o a última hora de la tarde, cuando ya tiene “todo el pescado vendido”.

Los tiempos también son muy importantes a la hora de realizar el seguimiento telefónico. Si le interrumpes al periodista con tu llamada, su postura inicial puede ser en contra en vez de a favor. Si le llamas solo para preguntarle “si la tiene”, tampoco se avanza mucho. Si se logra contactar con el periodista, agradecerá que le expliques un poco el contexto de la rueda de prensa y le des tres datos adaptados a lo que él necesita y valora. Así, no tendrá la sensación de haberle hecho perder el tiempo y cuando lea tu convocatoria, estará más receptivo.

Convocatoria teaser

En los últimos años, en esta labor de las agencias de prensa por captar la atención de los periodistas sobre nuestra convocatoria de prensa, hemos adaptado un formato con origen en la publicidad y el marketing: el teaser. Este recurso creativo se basa en un anuncio previo para generar una intriga que posteriormente será desvelada.

Obviamente, no podemos realizar una convocatoria teaser para cada rueda de prensa, pero sí para aquellas ocasiones que consideremos especiales. No solo creamos intriga con una teaser, si no que le estamos diciendo al periodista que para nosotros este tema es de especial relevancia, lo estamos poniendo en valor desde el principio y, por ello, le dedicamos unos recursos especiales.

De nuestros años de convocatoria hemos realizado diferentes convocatorias teaser, algunas de ellas tuvieron muy buena acogida.

“No juegues a la ruleta rusa»

Una compañía farmacéutica, en colaboración con varias organizaciones españolas sanitarias, realizaron un informe explicando cómo funciona la venta de medicamentos falsificados a través de Internet, alertando de los peligros de comprar dichos medicamentos, así como la imposibilidad de identificar la empresa que vende o el país desde el que operan. Es decir, todo un riesgo para la salud.

Por ello, la convocatoria decidió girar en torno a lema de “No juegues a la ruleta rusa”, que en el fondo es lo que subyace cuando ingieres un medicamento comprado on line, que no sabes de dónde viene ni quién lo vende. Esta idea la materializamos en una caja de munición, que enviamos a los periodistas, que al abrirla podían leer varios mensajes claves y encontrar un pendrive en forma de bala, que contenía la convocatoria. Posteriormente a este envío, se hizo un recordatorio de una convocatoria al uso, aunque utilizando la misma iconografía para seguir hilando el tema en el periodista.

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Ayúdanos a arrojar luz

La llegada de una nueva opción terapéutica es siempre bienvenida y por ello se decidió darla a conocer ante los medios especializados en temas sanitarios mediante una rueda de prensa. Este tratamiento estaba indicado para dos patologías relacionadas entre sí: la psoriasis, que afecta a la piel y que suele esconderse, y la artritis psoriásica, que afecta al cuerpo entero y no se percibe a simple vista. Para ello, en la convocatoria se jugó con el concepto de “arrojar luz” tanto por dar a conocer tanto el lanzamiento del nuevo tratamiento como la realidad de estas dos patologías, enviándose una tarjeta escrita con los datos más relevantes (recuadro) escritos en tinta invisible, los cuáles solo podían leerse con una linterna de luz ultravioleta.

Problemas de salud que van unidos

En esta ocasión, propusimos a los periodistas un juego de ingenio que tenían que resolver: desunir estos dos clavos de la fotografía. ¿Por qué dos clavos unidos? Para llamar la atención sobre dos problemas de salud sexual masculina que suceden simultáneamente pero que no se suelen relacionar.

El primer paso fue enviarles el juego y dos días más tarde el vídeo, donde se podía ver el lugar y hora de la rueda de prensa.

Por último, el día previo a la misma se envió una convocatoria de prensa habitual ya con todos los datos. El día de la rueda de prensa, todos hablaban si habían podido separar los dos clavos.